Agjencia Shtetërore e Arkivave të Kosovës është një institucion qeveritar me seli në Prishtinë, në të cilin bëhet pranimi, sistemimi, klasifikimi, restaurimi dhe arkivimi i dokumenteve të rëndësishme, të cilat mirëmbahen në depo për të qenë në shërbim të qytetarëve, të institucioneve, të personave juridik e fizik, me synim të publikimit në aspektet shkencore dhe profesionale.

Kryeshefi ekzekutiv i ASHAK-së, Ramë Manaj në një intervistë për televizionin publik, ka bërë të ditur se dokumentet që ruhen në arkivin shtetërore janë dokumente të institucioneve të ndryshme në kohë të ndryshme.

“Në sasinë më të madhe të dokumenteve që kemi në këtë agjencion, përfshirë edhe 6 arkivat ndërkomnunale, janë dokumente të ndryshme nga viti 1945 e këndej, por ka dokumente edhe më të hershme. Simbolikisht dokumenti më i vjetër mund të përmendet një akt i shitblerjes diku i shekullit të 13-të, që është shumë i vjetër. Por ne jemi edhe në përfundim të një pune shumë të rëndësishme që ka të bëjë me periodizimin e dokumenteve. Ky proces tashmë është në përfundim dhe është ndarë në periudhat ndërmjet dy luftërave botërore, pastaj prej vitit 1939-1945, periudha prej 1945-1990, periudha prej 1990 deri 1999 dhe periudha prej pas të 1999 e këndej”, ka thënë Manaj.

ka bërë të ditur se është një rregull themelore e arkivave që dokumentacionet në këtë agjencion nuk dorëzohen para se të kalojnë periudhën e 30 viteve dhe nuk hyjnë të gjitha dokumentet, por vetëm ato që kanë vlerë të përhershme arkivore. “Ato që kanë vlerë të përkohshme mbahen sa mbahen tek fondkrijuesi dhe më pas i nënshtrohen procesit të asgjësimit, ndërsa ato që kanë vlerë të përhershme arkivore ruhen këtu. Dokumentet që ndahen në vlerë të përhershme dhe përkohshme bëhen mbi bazë të një akti normativ të vitit 2015, që ka të bëjë me shifrat unike të klasifikimit dhe me afatet e ruajtjes, sipas të cilës çdo institucion prodhues i dokumenteve që janë fond me vlerë arkivore e kanë obligim përveç shifrimit të bëjnë edhe afatizimin e ruajtjes”, ka shtuar Manaj.

Tutje Manaj ka ritheksuar kushtet e vështira që ka ASHAK-ja për punë, siç janë problemet e hapësirës, problemet e kapaciteteve dhe problemet tekniko-teknologjike, duke shprehur shpresën që institucionet përkatëse do të bëjnë diçka në përmirësimin e kushteve të arkivave. Ai po ashtu ka thënë se synimi kryesor i këtij institucioni është digjitalizimi i arkivave.

“Pa digjitalizim sot arkivat nuk mund të mendohen. Kjo nuk do të thotë se i gjithë dokumentacioni do të bëhet përnjëherë i digjitalizuar, pasi është një proces i ndjeshëm, që merr kohë dhe që është tepër i rëndësishëm. Ky proces i mundëson së paku dy efekte të drejtpërdrejta, së pari bën që të ruhet dokumentacioni duke mos e përdorur përditë dhe e dyta bën të mundur të gjendet shpejtë. Ne në vitin 2015 e kemi shkarkuar një program kompjuterik prej Këshillit Ndërkombëtar të Arkivave, ku jemi anëtar me të drejta të plota, por vetëm në vitin e kaluar kemi arritur të sigurojmë një server. Në gjysmën e vitit të kaluar kemi filluar një pilot projekt dhe kemi arritur mjaft. Për sivjet kemi planifikuar diku 33 mijë faqe të dokumenteve të cilat duhet të skanohen dhe të digjitalizohen. Por, edhe këtu kemi mungesë të kapaciteteve, ngase është vetëm një person që punon me një ndihmës”, ka nënvizuar Manaj.